Μπροστά σε μια τακτοποιημένη βιβλιοθήκη στο γραφείο της στη Βαρκελώνη, η Cecilia Delgado-Molina, Εκτελεστική Γραμματέας της Διεθνούς Κοινωνιολογικής Εταιρείας (ISA), αφηγείται μια αξέχαστη εμπειρία που έλαβε χώρα στην άλλη άκρη του κόσμου, μέσα στον πρώτο χρόνο από την ανάληψη των καθηκόντων της.
«Καταλήξαμε να πληρώνουμε για δωμάτια που ήταν άδεια. Επειδή οι άνθρωποι είχαν ταξιδέψει μεγάλες αποστάσεις για προσωπικές αλληλεπιδράσεις, δεν εμφανίζονταν στις υβριδικές συνεδρίες που διεξήγαγαν ομιλητές μέσω μιας οθόνης επί τόπου.»
Η Σεσίλια αναφέρεται σε ένα συνέδριο υβριδικών συστημάτων του 2023 που πραγματοποιήθηκε στην Αυστραλία, το πείραμα της ISA για την υβριδική τεχνολογία. «Μετά από εκείνο το συνέδριο, νιώσαμε πιο επειγόντως από ποτέ ότι η ISA χρειαζόταν μια βαθιά αλλαγή.»
Το μονοπάτι που ακολουθούσε ήταν τρομακτικό. Η ISA είχε ιδρυθεί το 1949 και οι μέθοδοί της φαινόταν να έχουν τις ίδιες ρίζες στον 20ό αιώνα. Ωστόσο, το 2023, υπό την ηγεσία του Προέδρου και της Εκτελεστικής Επιτροπής, η ISA άρχισε να οραματίζεται έναν μετασχηματισμό που να είναι ψηφιακός, ναι, αλλά και πολιτιστικός. Υπήρχε η αναγνώριση ότι χρειαζόταν μια αναδιαμόρφωση στον τρόπο σκέψης όλων.
Η Σεσίλια είναι Μεξικανή κοινωνιολόγος, της οποίας η καριέρα είναι από καιρό συνυφασμένη με τα παγκόσμια ερευνητικά δίκτυα του ISA. Είναι επικεφαλής της Γραμματείας του Συνδέσμου, μιας αφοσιωμένης ομάδας που έχει δεσμευτεί να υποστηρίζει την αποστολή και τις δραστηριότητες του ISA. Η Γραμματεία είχε ως έργο την υλοποίηση αυτού του οράματος του ψηφιακού μετασχηματισμού, το οποίο περιλαμβάνει: την ενίσχυση μιας ψηφιακά συνδεδεμένης κοινότητας, τη βελτίωση των υπηρεσιών προς τα μέλη και την υποστήριξη των παγκόσμιων ερευνητικών δικτύων του ISA. Ο απώτερος στόχος είναι η ανάπτυξη μιας ένωσης με βιώσιμες, επικεντρωμένες στον χρήστη ψηφιακές στρατηγικές που αντικατοπτρίζουν τη δέσμευση για συμπερίληψη, προσβασιμότητα και παγκόσμια συνεργασία.
Η πρώτη κίνηση της Γραμματείας ήταν καθοριστική: τα έντυπα αρχεία της ISA έπρεπε να φύγουν! Το 2024, ο σύλλογος ανέστειλε την αρχειοθέτηση εγγράφων, με όλα τα νέα υλικά να βρίσκονται πλέον στην ειδικά κατασκευασμένη διαδικτυακή πύλη μελών. Μετά από τρεις μήνες έντονης μετεγκατάστασης, αυτή η πύλη έφερε ευκολότερες ανανεώσεις μελών, πληρωμές σε πραγματικό χρόνο και ψηφιακούς πόρους απευθείας στα χέρια των μελών.
Ήταν μια καλή αρχή, αλλά η Σεσίλια ήξερε ότι η πραγματική δοκιμασία της ψηφιακής ωριμότητας του ISA βρισκόταν στον επαναπροσδιορισμό του τρόπου με τον οποίο τα μέλη συνεργάζονται, μαθαίνουν και συνδέονται με τον σύλλογο.
Όταν ο Έργο ISC Digital Journeys Προσφέροντας σε 11 μέλη του ISC στοχευμένη καθοδήγηση για τον ψηφιακό μετασχηματισμό, η Cecilia άδραξε την ευκαιρία. Η πιεστική πρόκληση της ISA ήταν ο σχεδιασμός ενός πλήρως διαδικτυακού συμποσίου για το 2026. Η Cecilia γνώριζε ότι τα προηγούμενα πειράματα δεν είχαν λειτουργήσει, όπως το υβριδικό συνέδριο που αναφέρθηκε προηγουμένως, το οποίο είχε την αίσθηση ότι δύο κόσμοι συγκρούονταν άσχημα. Για την ISA, η πλήρης διαδικτυακή διεξαγωγή του συμποσίου θα επέτρεπε μεγαλύτερη εκπροσώπηση από τις περιοχές με παγκόσμια πλειοψηφία.
Η συγκεκριμένη υποστήριξη που ζήτησαν η Σεσίλια και η ομάδα της από την ομάδα ήταν η οικοδόμηση εμπιστοσύνης για να προχωρήσουν στην εξερεύνηση κατάλληλων τεχνικών συνεργατών για αυτό το πλήρως διαδικτυακό συμπόσιο. Χρειάζονταν βοήθεια για τη σύνταξη μιας Αίτησης Υποβολής Προσφοράς (RfP).
Σε τρεις συνεδρίες με έναν αφοσιωμένο coach, οι φιλοδοξίες του ISA ενσωματώθηκαν σε μια RfP που υπόσχεται μια πιο συνδεδεμένη και αφοσιωμένη ψηφιακή συγκέντρωση. Ο προπονητής της ISA βοήθησε την ομάδα να μετατρέψει τις πολύπλοκες τεχνικές ανάγκες σε σαφείς απαιτήσεις. Μέχρι τον Ιούνιο του 2025, η ΚΣ είχε δημοσιευτεί, αντλώντας προτάσεις από τεχνολογικούς εταίρους σε όλο τον κόσμο.
Κοιτάζοντας μπροστά, η Γραμματεία θεωρεί το διαδικτυακό συμπόσιο του 2026 ως το πιο σημαντικό βήμα της ISA μέχρι σήμερα. Το όραμά τους είναι εξαιρετικά συμπεριληπτικό: «Αναμένουμε μεγαλύτερη ποικιλομορφία, ειδικά από περιοχές που συνήθως υποεκπροσωπούνται. Αυτό θα ανοίξει το δρόμο για τη συμμετοχή ακαδημαϊκών που δεν έχουν την οικονομική δυνατότητα να ταξιδέψουν λόγω κλιματικών συνθηκών, κόστους ή προβλημάτων υγείας.»
Ομαδική φωτογραφία με τον Πρόεδρο του ISA, Geoffrey Pleyers, την Εκτελεστική Γραμματέα του ISA, Cecilia Delgado-Molina, το προσωπικό της Γραμματείας του ISA και τοπικούς εθελοντές στο 5ο Φόρουμ Κοινωνιολογίας του ISA στο Ραμπάτ του Μαρόκου (2025). Πίστωση: © Διεθνής Κοινωνιολογική Ένωση.
Ήταν ενώ εργαζόμουν στο RfP που προέκυψε κάτι απροσδόκητο. «Στην αρχή, νομίζαμε ότι απλώς προσπαθούσαμε να καταλάβουμε ποια πλατφόρμα να επιλέξουμε», λέει η Σεσίλια. «Αλλά αυτό που προέκυψε ήταν πολύ μεγαλύτερο, ένα σαφές, δομημένο σύνολο εργαλείων που θα μπορούσε να βοηθήσει έναν παρόμοιο οργανισμό που αντιμετωπίζει την ίδια ψηφιακή αβεβαιότητα».
Σχεδιασμός του διαδικτυακού σας συνεδρίου
Αυτό το ιστολόγιο παρουσιάζει έναν οδηγό βήμα προς βήμα, σχεδιασμένο να βοηθήσει τους επιστημονικούς οργανισμούς να σχεδιάζουν και να διοργανώνουν αποτελεσματικά διαδικτυακά συνέδρια. Προσφέρει έναν πρακτικό τρόπο να σκεφτείτε κάθε στάδιο της διεξαγωγής μιας ψηφιακής ή υβριδικής εκδήλωσης - από τον καθορισμό του σκοπού σας, την εμπλοκή των συμμετεχόντων και την αποτύπωση της κληρονομιάς στη συνέχεια.
Το προκύπτον κιτ εργαλείων προσφέρει έναν απλό οδικό χάρτη για τη διοργάνωση διαδικτυακών εκδηλώσεων χωρίς αποκλεισμούς. Πρώτον, απαιτεί σαφήνεια: Γιατί να διοργανώσουμε το συνέδριο; Πώς μοιάζει πραγματικά η επιτυχία; Στη συνέχεια, στρέφεται η προσοχή στους συμμετέχοντες που θα συμμετάσχουν: Ποιοι είναι αυτοί, πραγματικά; Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για το ποικίλο παγκόσμιο κοινό, καθώς οι τοποθεσίες, οι γλώσσες και τα εμπόδια που αντιμετωπίζουν πρέπει να διαμορφώνουν αυτό που κατασκευάζεται.
Έπειτα, έρχονται οι πρακτικές λεπτομέρειες. Η επιλογή της σωστής πλατφόρμας, ο σχεδιασμός μορφών συνεδριών που ταιριάζουν στις ανάγκες των μελών και η προσεκτική δημιουργία χώρων για γνήσια αλληλεπίδραση. Η Σεσίλια αναγνωρίζει, με χαρακτηριστική ανοιχτότητα: «Είμαστε κοινωνιολόγοι, αλλά ακόμη και εμείς χρειαζόμασταν να μας υπενθυμίσουν ότι η πραγματική αλληλεπίδραση δεν συμβαίνει από μόνη της. Πρέπει να δημιουργήσεις σκόπιμα τις συνθήκες για αυτήν.»
Ένα κρίσιμο, συχνά παραβλεπόμενο βήμα είναι ο τελικός πυλώνας της εργαλειοθήκης, η μέτρηση και η κληρονομιά. Τι λειτούργησε και τι όχι; Πώς θα μάθουμε και θα βελτιωθούμε για την επόμενη φορά;
Το αποτέλεσμα είναι μια δομημένη προσέγγιση στον σχεδιασμό συνεδρίων, βασισμένη στην πραγματικότητα του ISA, την οποία μπορούν εύκολα να προσαρμόσουν και άλλοι επιστημονικοί φορείς παγκοσμίως.
Αλλά ίσως το πιο βαθύ μάθημα που πήρε η Σεσίλια από αυτό το ταξίδι ήταν η ιδέα ότι η αλλαγή είναι κάτι που εφαρμόζεται συνεχώς. Ενθαρρύνει την ομάδα της να βλέπει κάθε απόφαση ως ένα μικρό πείραμα, καθοδηγούμενο από ερωτήσεις όπως: Λειτουργεί αυτό για τα μέλη μας; Αν όχι, πώς μπορούμε να προσαρμοστούμε; Η ομάδα έχει ενσωματώσει αυτήν τη νοοτροπία και προσέγγιση σε ένα έργο ανακαίνισης ιστότοπου, για το οποίο αυτή τη στιγμή επιλέγουν έναν προμηθευτή. Η αλλαγή του πρίσματος ώστε να βλέπουν τα μέλη ως τους κύριους χρήστες των εργαλείων, ελπίζει, ότι θα γίνει μια κατευθυντήρια αρχή που θα ενσωματωθεί στη λήψη αποφάσεων.
Το ταξίδι της Γραμματείας έχει μετατοπιστεί από την ελπίδα να γεμίσουν οι άδειες αίθουσες συνεδριάσεων, στην ενεργή εστίαση στις πραγματικές ανθρώπινες ανάγκες των μελών της ISA και των κοινοτήτων που εξυπηρετούν. Καθώς η ISA συνεχίζει να αναπτύσσει το ψηφιακό της οικοσύστημα, φέρει μαζί της μια ανανεωμένη αίσθηση σκοπού και μια υπόσχεση: κανένας κοινωνιολόγος δεν θα μείνει πίσω.
Εικόνα: Παγκόσμιο Συνέδριο Κοινωνιολογίας Hybrid ISA, Μελβούρνη, Αυστραλία, 2023. Πίστωση: © Διεθνής Κοινωνιολογική Ένωση.
Διαβάστε περισσότερα για τα ψηφιακά ταξίδια των επιστημονικών οργανισμών 
Διαβάστε περισσότερα για το Science Systems Futures Διαβάστε περισσότερα για Μια προσέγγιση με επίκεντρο τον άνθρωπο για τη δημιουργία ψηφιακών μονοπατιών Διαβάστε περισσότερα σχετικά με Ένα εργαλείο για τον σχεδιασμό ενός διαδικτυακού ή υβριδικού συνεδρίου Διαβάστε περισσότερα σχετικά με Ένα εργαλείο για τη βελτίωση της εμπειρίας χρήστη σε έναν επιστημονικό οργανισμό 