Κατά τη διαχείριση ενός επιστημονικού οργανισμού, οι συναντήσεις που φέρνουν κοντά ερευνητές, υπεύθυνους χάραξης πολιτικής, μέλη και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη είναι συχνά απαραίτητες. Όλο και περισσότερο, αυτές οι συναντήσεις πραγματοποιούνται διαδικτυακά.
Τα καλοσχεδιασμένα διαδικτυακά συνέδρια μπορούν να επεκτείνουν την πρόσβαση, να μειώσουν το κόστος και τις εκπομπές ρύπων και να συμπεριλάβουν φωνές που συχνά αποκλείονται από τις εκδηλώσεις με φυσική παρουσία. Η επίτευξη αυτού του στόχου, ωστόσο, απαιτεί χρόνο και εξειδίκευση.
Αυτός ο οδηγός βασίζεται σε πραγματικά παραδείγματα από επιστημονικούς οργανισμούς και παρουσιάζει μια δομημένη διαδικασία έξι βημάτων για την υποστήριξη του σχεδιασμού διαδικτυακών και υβριδικών συνεδρίων με γνώμονα τη σαφήνεια, την ισότητα και τον αντίκτυπο.
Στόχος του εργαλείου είναι να βοηθήσει τους διοργανωτές εκδηλώσεων να σκεφτούν πρακτικά τι χρειάζεται για να προσφέρουν ένα ελκυστικό, χωρίς αποκλεισμούς διαδικτυακό ή υβριδικό συνέδριο.
Είναι οργανωμένο σε έξι ενότητες:
Κάθε ενότητα συνδυάζει βασικές πληροφορίες και φύλλα εργασίας για να βοηθήσει μια ομάδα οργάνωσης να λάβει αποφάσεις. Μπορείτε να την επεξεργαστείτε από την αρχή μέχρι το τέλος ή να μεταβείτε απευθείας στην ενότητα που έχει τη μεγαλύτερη σημασία.
Πως να το χρησιμοποιήσεις
Το εργαλείο λειτουργεί εξίσου καλά αν υπάρχει ένας οργανωτής ή μια ομάδα. Αν εργάζεστε σε ομάδα, χρησιμοποιήστε τα φύλλα εργασίας ως αφορμές για συζήτηση.
Σχεδιασμός του διαδικτυακού σας συνεδρίου
Επιλογές για τη χρήση του εγγράφου:
Αφού ολοκληρώσετε το εργαλείο
Μόλις ολοκληρωθεί ο οδηγός, θα περιγραφούν με σαφήνεια ο σκοπός, το πεδίο εφαρμογής και ο σχεδιασμός της εκδήλωσης.
Πρακτικές λίστες ελέγχου και καταγεγραμμένες αποφάσεις συγκεντρώνονται σε ένα μέρος, απλοποιώντας τη διαδικασία ενημέρωσης συνεργατών, προμηθευτών ή εθελοντών και υποστηρίζοντας την υλοποίηση μιας διαδικτυακής εκδήλωσης που δίνει την αίσθηση ότι είναι σκόπιμη και ενδιαφέρουσα.
Είτε πρόκειται για μια μικρή εξειδικευμένη συνάντηση είτε για ένα μεγάλο υβριδικό συνέδριο, αυτό το εργαλείο βοηθά στη δημιουργία εμπειριών που ξεπερνούν μια ακολουθία ομιλιών και διαφανειών. Υποστηρίζει τη δημιουργία εκδηλώσεων που δίνουν μια αίσθηση ζωής, είναι συμπεριληπτικές και αξίζουν την παρακολούθηση.
Για περισσότερες οδηγίες σχετικά με την ανάπτυξη δεξιοτήτων σε ψηφιακά εργαλεία και τρόπους εργασίας, ανατρέξτε στην ενότητα Ενίσχυση της ψηφιακής ωριμότητας: Ένα πρακτικό σύνολο εργαλείων για επιστημονικούς οργανισμούς.
Αναγνώριση χρηματοδότησηςΤο κιτ εργαλείων δημιουργήθηκε με βάση τις εμπειρίες έντεκα μελών του ISC που συμμετείχαν στο έργο, το οποίο υποστηρίχθηκε από το Διεθνές Κέντρο Έρευνας Ανάπτυξης (IDRC). Οι απόψεις που εκφράζονται στο παρόν δεν αντιπροσωπεύουν απαραίτητα εκείνες του IDRC ή του Διοικητικού του Συμβουλίου.
Διαβάστε περισσότερα για το Science Systems Futures
Διαβάστε περισσότερα για τα ψηφιακά ταξίδια των επιστημονικών οργανισμών
Διαβάστε περισσότερα για Ένα νέο όραμα για ένα συμπόσιο χωρίς σύνορα
Διαβάστε περισσότερα για Μια προσέγγιση με επίκεντρο τον άνθρωπο για τη δημιουργία ψηφιακών μονοπατιών
Διαβάστε περισσότερα σχετικά με Ένα εργαλείο για τη βελτίωση της εμπειρίας χρήστη σε έναν επιστημονικό οργανισμό
