Είναι πρωί στο Κίνγκστον και, περπατώντας από μια αίθουσα συσκέψεων στο SRC της Τζαμάικα, ο Ρικάρντο Γκάουντι, επικεφαλής της ομάδας συστημάτων διαχείρισης πληροφοριών (MIS), αναλογίζεται την επαγγελματική του πορεία και τι τον έχει εμπνεύσει μέχρι στιγμής στο έργο του.
«Θα ήθελα να δω την Τζαμάικα να γίνεται ένα τεχνολογικά καθοδηγούμενο έθνος και ουσιαστικά προσπαθώ να εργαστώ για να το πετύχω αυτό. Ήταν τιμή μου να συμβάλω στη βελτιστοποίηση του τρόπου με τον οποίο ένα ισχυρό Συμβούλιο όπως το SRC αγκαλιάζει την εποχή που διανύουμε.»
Ο Ricardo εργάζεται στον ψηφιακό χώρο τα τελευταία είκοσι χρόνια, με τον τελευταίο ενάμιση χρόνο να βρίσκεται στο SRC. Ως το κορυφαίο ερευνητικό ίδρυμα της Τζαμάικα, το SRC προσφέρει διάφορες υπηρεσίες, όπως υποστήριξη έρευνας για τον γεωργικό τομέα, ανάπτυξη και δοκιμές προϊόντων, καθώς και μια πιλοτική μονάδα παραγωγής τροφίμων όπου οι επιχειρήσεις μπορούν να παράγουν πρωτότυπα ή προϊόντα για να προσελκύσουν την αγορά. Στο πλαίσιο του ρόλου του, ο Ricardo επιβλέπει τη στρατηγική προτεραιότητα του Συμβουλίου για την εφαρμογή τεχνολογικών λύσεων που στοχεύουν στη βελτίωση της αποδοτικότητας και της παροχής υπηρεσιών.
Η ομάδα MIS στο Συμβούλιο Επιστημονικής Έρευνας της Τζαμάικα. Από αριστερά: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Γιατί ψηφιακό, και γιατί τώρα;
Το SRC έχει ένα σαφές όραμα για την ψηφιακή ανάπτυξη, ιδίως στην ανανέωση των υποδομών και τη διαχείριση δεδομένων. Μέχρι στιγμής έχει σημειωθεί σημαντική πρόοδος, πιο πρόσφατα με τον Ricardo να επιβλέπει τη βελτιστοποίηση του τρόπου με τον οποίο το Συμβούλιο συνδέεται εσωτερικά και με τον έξω κόσμο. Έχει ηγηθεί πρωτοβουλιών για την αναβάθμιση των συστημάτων δικτύωσης που ενισχύουν την ταχύτητα, την ασφάλεια και την αξιοπιστία των δεδομένων που ανταλλάσσονται μεταξύ διαφόρων τμημάτων του Συμβουλίου. Η ομάδα MIS έχει επίσης επανασχεδιάσει τον ιστότοπο του SRC για να βελτιώσει την επικοινωνία με το κοινό και να ενσωματώσει αναλυτικά στοιχεία για καλύτερη κατανόηση του κοινού τους.
Το έργο ISC Επιστημονικοί οργανισμοί στην ψηφιακή εποχή ήρθε σε μια εποχή που η SRC σκεφτόταν στρατηγικά πώς να μειώσει τις τριβές στον τρόπο με τον οποίο αλληλεπιδρά με τους πελάτες της και μαθαίνει από αυτούς. Ως μέρος της ομάδας, υπήρχαν πολλά στα οποία θα μπορούσαν να είχαν επικεντρωθεί. Ωστόσο, επέλεξαν να δώσουν προτεραιότητα σε έναν κλάδο της επιχείρησής τους που αποφέρει σημαντικά έσοδα: το πιλοτικό εργοστάσιο. Εδώ, πωλούν χρόνο για τη χρήση των πιστοποιημένων με ISO εγκαταστάσεών τους, όπου οι πελάτες μπορούν να έρθουν με πρωτότυπα για παραγωγή και δοκιμές.
Προς το παρόν, για να αξιοποιήσουν την πιλοτική εγκατάσταση, οι πελάτες πρέπει να κάνουν χειροκίνητες κρατήσεις. Αυτή η διαδικασία προγραμματισμού προκαλεί συχνές διπλές κρατήσεις, οδηγώντας σε αναποτελεσματικότητα και κακή εμπειρία πελατών. Η μεγαλύτερη πρόκληση είναι η έλλειψη διαφάνειας. Δεν υπάρχει εύκολος τρόπος να δει κανείς πότε είναι διαθέσιμος ο εξοπλισμός ή πώς να διαχειριστεί το πρόγραμμα με ευελιξία. Συμμετέχοντας στο έργο ISC, ο Ricardo και η ομάδα του αναζήτησαν καθοδήγηση σχετικά με τον τρόπο εκσυγχρονισμού αυτής της διαδικασίας και την εισαγωγή ενός αυτοματοποιημένου, ηλεκτρονικού συστήματος κρατήσεων. Για την SRC, η απρόσκοπτη κράτηση θα επέτρεπε την καλά σχεδιασμένη αξιοποίηση του εργοστασίου της και πιο προβλέψιμα έσοδα.
Μια κατεύθυνση ταξιδιού
Μέσω του έργου ISC, ο Ricardo εισήχθη σε νέες μεθοδολογίες που διεύρυναν την οπτική του.
«Πάντα επικεντρωνόμουν στην τεχνολογία· πώς να την κάνω να λειτουργήσει, πώς να την θέσω σε λειτουργία», εξηγεί ο Ρικάρντο. «Αλλά τώρα, σκέφτομαι τους ανθρώπους που τη χρησιμοποιούν, πώς θα αλληλεπιδρούν με αυτήν και πώς θα ενταχθεί στη ροή εργασίας τους. Αυτή είναι η πραγματική αλλαγή».
Οι συνεδρίες τον ενθάρρυναν να υιοθετήσει μια προσέγγιση που περιελάμβανε την έγκαιρη εμπλοκή των ενδιαφερόμενων μερών, την κατανόηση των εμπειριών των χρηστών και την ενσωμάτωση των σχολίων στα κατάλληλα στάδια ενός έργου. Αυτή η αλλαγή νοοτροπίας έχει επηρεάσει τον τρόπο με τον οποίο προσεγγίζει το νέο σύστημα κρατήσεων του πιλοτικού εργοστασίου. Αντί να κατασκευάσουν ολόκληρο το σύστημα μονομιάς, ο Ricardo και η ομάδα του επέλεξαν μια σταδιακή εφαρμογή, ξεκινώντας με ένα Ελάχιστο Βιώσιμο Προϊόν (MVP).
«Αποφασίσαμε να ξεκινήσουμε με μικρά βήματα και να δημιουργήσουμε σταδιακά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούμε να προσαρμοζόμαστε και να λαμβάνουμε σχόλια σε κάθε στάδιο», εξηγεί ο Ρικάρντο.
Αυτή η στρατηγική έχει σχεδιαστεί για να βελτιστοποιήσει την εφαρμογή, μειώνοντας παράλληλα την αντίσταση του προσωπικού, εμπλέκοντάς το νωρίς στη διαδικασία. Στο πλαίσιο αυτού, ο Ricardo έχει εργαστεί πάνω σε ένα σχέδιο διαχείρισης αλλαγών που περιλαμβάνει την τακτική συμμετοχή του προσωπικού στα στάδια ανάπτυξης.
Ο Ρικάρντο εισήχθη επίσης στην κρίσιμη σημασία της οπτικοποίησης. Είτε μέσω της σύλληψης ολόκληρου του έργου σε έναν πίνακα, είτε μέσω της καταγραφής συγκεκριμένων απαιτήσεων για κάθε στάδιο, κατανοεί πλέον ότι η σαφήνεια είναι το κλειδί για την αποφυγή παγίδων. Όσο περισσότερο οπτικοποιεί, τόσο πιο εύκολο είναι να εντοπίζει κενά και να διασφαλίζει την ευθυγράμμιση.
Η προσέγγιση MVP τους επιτρέπει επίσης να αποφεύγουν δαπανηρά λάθη.
«Θέλαμε να βεβαιωθούμε ότι δημιουργούσαμε κάτι που οι χρήστες θα ήθελαν πραγματικά να χρησιμοποιήσουν», λέει ο Ρικάρντο.
Το μακροπρόθεσμο όραμα της Ricardo για το SRC είναι σαφές: ένα τεχνολογικό οικοσύστημα με επίκεντρο τον χρήστη, όπου τα ψηφιακά εργαλεία εξελίσσονται συνεχώς για να καλύπτουν τις ανάγκες του προσωπικού και των πελατών. Ο τελικός στόχος είναι η δημιουργία ενός ψηφιακά συνδεδεμένου SRC. Ένα SRC όπου τόσο τα εσωτερικά συστήματα όσο και οι υπηρεσίες που απευθύνονται στον πελάτη είναι άψογα ενσωματωμένες.
Καθώς ο Ricardo και η ομάδα του εργάζονται για την ολοκλήρωση του συστήματος κρατήσεων του πιλοτικού εργοστασίου, σχεδιάζουν ήδη τα επόμενα βήματα για την ευρύτερη ψηφιακή στρατηγική του SRC. Ένας από τους βασικούς πυλώνες της στρατηγικής είναι η ψηφιοποίηση των υλικών περιουσιακών στοιχείων και ο Ricardo οραματίζεται ότι το έργο θα θέσει τις βάσεις για μελλοντικές προσπάθειες ψηφιοποίησης.
Μόλις το σύστημα τεθεί σε πλήρη λειτουργία, ο Ricardo ελπίζει ότι θα ανοίξει το δρόμο για την ενσωμάτωση εργαλείων Τεχνητής Νοημοσύνης και ανάλυσης δεδομένων, κάτι που θα ενισχύσει τη μάθηση και την εξυπηρέτηση πελατών. Ήδη προκαλεί την ομάδα του να σκεφτεί πώς μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτά τα δεδομένα για να βελτιώσουν την ευελιξία και την ανταπόκριση των διαδικασιών τους.
«Θέλω να συνεχίσουμε να υιοθετούμε τον ψηφιακό μετασχηματισμό με τρόπο που να μας εξυπηρετεί. Το είδος της τεχνολογίας που θέλω να δημιουργήσω είναι αυτό που θα κάνει τη ζωή των ανθρώπων ευκολότερη», καταλήγει ο Ρικάρντο.
Αναγνώριση χρηματοδότησης: Η παρούσα εργασία πραγματοποιήθηκε με τη βοήθεια επιχορήγησης από το Διεθνές Κέντρο Έρευνας Ανάπτυξης (IDRC), Οτάβα, Καναδάς. Οι απόψεις που εκφράζονται στο παρόν δεν αντιπροσωπεύουν απαραίτητα εκείνες του IDRC ή του Διοικητικού Συμβουλίου του.
Διαβάστε περισσότερα για τους επιστημονικούς οργανισμούς στην ψηφιακή εποχή 
Διαβάστε περισσότερα για το Science Systems Futures 
